コピー機は購入する場合に高額すぎるのがネックですが、できるだけ安価に利用できる方法がないわけではなく、そのトップバッターとしてはコピー機をレンタルすることが挙げられます。オフィス専門のレンタルショップは全国の主要都市にありますので、ここと契約をして在庫となっている中古コピー機を一定期間にわたって貸し出しを受けるサービスといえます。購入とは異なり一度に多額の資金を用意しなければならない必然性がありませんし、中小企業や個人事業主にとっては格好のサービスといえるでしょう。レンタルと似ているリースですが、実はリースは事前の審査があるので特に個人事業主などはサービスが受けられないおそれがあり、その点レンタルのほうが気軽に申し込みができます。

契約の期間も同様に、リースとは違って数年単位といった縛りはありません。コピー機をレンタルするにあたっては、使用そのもののほかにも保守管理の問題も考えておきたいところです。使用頻度が高いと故障のリスクは高くなります。故障するたびにサービススタッフを呼び出すと、出張と修理費あわせて多額のコストななってはねかえることがありますので、契約のしかたを変えることも有効です。

たとえば使用そのもののほかに包括的な保守管理契約をあわせて結び、コピーする枚数ごとにいくらといったチャージを支払う方法があります。この方法であれば単価が決まっているので余計な出費を防ぐことができ、事前の見積もりもしやすいといえます。