数か月間だけ拠点を用意したい場合があります。また大規模なイベント開催にあわせて、数日間だけ事務局を設置しなければならない状況も想定できます。フリーランスの個人オフィスやSOHOであれば、家庭用複合機とコンビニエンスストアの複合機でなんとかこと足りるかもしれませんが、正しく業務というものを果たす拠点を設置するということであれば、その場にコピー機が必要になってきます。リースであれば、一般的に数年間の契約を結ぶ必要があります。

一年にも満たない期間必要な場合、ましてや数日しか使用しない場合は、なおのこと無駄な費用の発生になります。格安中古品を購入するという手も講じるかもしれませんが、不足なく業務用コピー機をつかうには、固定資産税などの管理が必要な機種を導入する必要があります。また廃棄や売却にも、それなりの手間や費用がかかります。保管する場合も同じです。

長期で使用すると考えるとコストは低くありませんが、購入やリース契約をせずに最短一日からコピー機をレンタルすることができます。購入するための資金調達に銀行から融資を受ける場合は審査が必要で、同じくリース契約するためには相手の会社の審査を受けます。レンタルの場合は、初期費用の請求やレンタル料にもろもろを含むことで、審査が必要ないのが基本です。事務所移転による仮拠点や工事現場の事務所設置など、コピー機導入必須の一時的な使用の場面は多いです。

比較的大型の筐体におさめられているので搬入搬出の際も気をつかう必要のある機器です。レンタルを利用すれば、それらの作業もカバーしてくれます。