リースしているコピー機の入れ替えを検討するタイミングはいくつかあります。例えば、契約が満了して終了となった時には、新たなコピー機を検討するのが一般的です。もちろん、問題なく使えていて業務にマッチしていると感じる時には再リースを選択することも可能です。その場合は機能的に熟知していますので業務をこれまで通りに遂行することができ、新たに学ぶ必要がありません。

この点は便利ですが、経年劣化も懸念され、ある日突然壊れてしまうこともありますので、不具合が起こり始めたら新たな機種を検討した方が良いでしょう。既に何度も修理を受けている場合には、その頻度が更に高くなる可能性があります。契約満了を迎えていなくても、コピー機が故障してしまったら入れ替えを検討せざるを得ません。保守の範囲で簡単に直せるような症状なら良いのですが、そうではない場合には使い続けることが難しいですし、借りている側の過失により壊してしまったようなケースでは修理費用もかさみますので、入れ替えを検討するのが現実的です。

期間が終わりに近づいていれば、費用負担も少なく済みます。リース契約では複数年契約を結ぶため、5~6年は同じ機種を使い続けることになります。その間に様々なトラブルが発生する可能性があり、小さなトラブルならその都度修理をしてもらえれば大丈夫です。ただし、使っていくうちに必要な機能が足りていないことに気づいたら、入れ替えも視野に入ってきます。